Innovazione tecnologica all’APSS di Trento: l’IT nelle aree Qualità, Accreditamento e Sicurezza

TaleteWeb per la gestione integrata e informatizzata delle aree Qualità, Accreditamento e Sicurezza:

a febbraio del 2017, in seguito a gara sul Mercato elettronico della pubblica amministrazione (MEPA), l’APSS di Trento ha affidato alla società Equipe Srl di Ancona, la fornitura del “Sistema informativo integrato TaleteWeb® per la gestione del sistema aziendale della Qualità e di quello della Sicurezza dei lavoratori nell’Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari di Trento”

L’appalto ha avuto per oggetto la fornitura di un sistema informativo integrato, funzionante con logica web-based nativa e tecnologicamente avanzato, per:

• la gestione dei processi di autorizzazione e accreditamento istituzionale (QUALITÀ);
• la gestione documentale e dei processi a supporto delle attività connesse con la Qualità e gli accreditamenti volontari (QUALITÀ);
• la gestione delle attività inerenti la sicurezza dei lavoratori con particolare riferimento a quelle svolte dal Servizio Prevenzione e Protezione (SPP)
• la gestione delle attività della Struttura del Medico Competente (attività del Medico Competente, MC, e del Medico Autorizzato, MA) (SICUREZZA).

L’affidamento ha incluso l’integrazione con gli atri sistemi gestionali già operanti in azienda, la formazione del personale dell’APSS e le attività di assistenza full risk.

Il team di progetto di TaleteWeb® (analisti informatici e funzionali) ha affiancato i tre gruppi di lavoro costituiti in ambito APSS (Area Sistemi di governance, Servizio di prevenzione e protezione, Struttura medico competente) con risorse delle unità operative owners delle diverse applicazioni. I gruppi hanno operato sotto il coordinamento attento e puntuale della committenza (Area Sistemi di gestione).

Il Sistema integrato TaleteWeb® è stato fortemente personalizzato in funzione delle esigenze emerse in fase di analisi e calato nella specifica realtà dell’azienda APSS di Trento.

Ma vediamo quali sono i principali requisiti funzionali delle diverse applicazioni facenti parte del Sistema informativo integrato TaleteWeb® implementato dalla APSS di Trento

 APP Autorizzazione e accreditamento

Principali requisiti funzionali dell’applicativo per la gestione dei processi di autorizzazione e accreditamento

• Visualizzazione delle pratiche di accreditamento (domanda e liste di controllo);
• Monitoraggio degli stati delle diverse pratiche di accreditamento, storicizzando le informazioni e il loro stato nel tempo
• Gestione dei piani di adeguamento (Non Conformità, azioni correttive, audit, .) per ogni criterio contenuto nelle diverse liste di controllo
• Impostazione di piani dei adeguamento su format standard configurabili con la definizione di punti controllo, stati, tempistiche, responsabilità e alert automatici
• Integrazione delle pratiche con documenti elettronici (allegati word, excel pdf ecc…)
• Tracciabilità delle informazioni storicizzandole nel tempo in modo da poter recuperare lo stato delle pratiche nelle diverse date e poterne analizzare l’evoluzione
• Console di analisi di tutti i dati presenti nel sistema, flessibile e configurabile da parte degli utenti.

 APP Documenti

Principali requisiti funzionali dell’applicativo per la gestione documentale

• Definizione di modelli di documenti (format) standard configurabili per la gestione di svariati processi (ad processi inerenti la qualità, percorsi clinico assistenziali, check list di monitoraggio, …)
• Gestione dell’iter di redazione, formalizzazione, catalogazione, archiviazione e diffusione della documentazione intesa, a titolo esemplificativo, come procedure, protocolli, verbali, istruzioni operative, modulistica, comunicazioni varie, planimetrie,
• Gestione di workflow approvativi gerarchici e funzionali attraverso l’importazione dell’organizzazione aziendale (persone, ruoli, strutture e relazioni gerarchiche e funzionali) dallo specifico sistema aziendale
• Console di analisi di tutti i dati presenti nel sistema, flessibile e configurabile da parte di utenti
• Visualizzazione dei documenti da parte di tutti i dipendenti secondo livelli diversi di

 APP SGQ

Principali requisiti funzionali dell’applicativo per la gestione del SGQ conforme alla norma ISO 9001:2015

• Mappatura dei processi aziendali (core, gestionali, supporti, ausiliari)
• Mappatura dei fattori interni ed esterni negativi e positivi (rischi-opportunita’; punti di debolezza-punti di forza)
• Mappatura dei portatori di interessi
• Analisi dei rischi e delle opportunita’
• Valutazione fmea-fmeca di processo
• Azioni per afforntare rischi ed opportunita’
• Definizione degli obiettivi generali e di processo
• Misurazione della performance dei processi (key performance indicator)
• Valutazione della performance dei processi
• Pianificazione degli audit interni (audit di prima e seconda parte)
• Progettazione dei sistemi di misurazione del gradimento delle parti interessate
• Misurazione e valutazione del gradimento delle parti interessate
• Rilevazione dei reclami dei clienti interni
• Azioni per correggere gli output non conformi (azioni correttive)
• Riesame da parte della direzione delle prestazioni dei processi e del sistema qualita’

 APP SGSL

Principali requisiti funzionali dell’applicativo per la gestione del SGSL conforme alla norma OHSAS 18001:2007

• Gestione del sistema sicurezza secondo i punti della norma BS OHSAS 18001:2007 (“Occupational Health and Safety Assessment Series” edizione 2007 e succ.), come implementati in APSS (gestione delle Non Conformità, delle azioni correttive e preventive, degli audit interni, del riesame, della documentazione di sistema che comprende il manuale, le procedure, i moduli, la politica e gli indicatori) e secondo le modalità di gestione del Documento aziendale di valutazione dei rischi (DVR)
• Gestione dell’iter di redazione, formalizzazione, catalogazione, archiviazione e diffusione della documentazione intesa come, a titolo esemplificativo, procedure, protocolli, verbali, istruzioni operative, modulistica, comunicazioni varie, planimetrie, ecc.
• Gestione del processo di valutazione dei rischi
• Gestione dei processi del sistemi di gestione per la qualità ISO 9001:2015 del Servizio Prevenzione e Protezione.

 APP Sorveglianza Sanitaria

Principali requisiti funzionali dell’applicativo per la Sorveglianza Sanitaria

• Gestione delle scadenze delle visite per la sorveglianza sanitaria con i relativi preavvisi
• Invio delle informazioni in uscita (giudizi d’idoneità, CSR, DOSP, dati dell’allegato “3B”, malattie professionali, dati relazioni per Riunione periodica, dati fatturazione, altre elaborazioni) anche tramite modalità informatiche quali PEC e protocollo informatico aziendale
• Gestione dei dati previsti dalla normativa vigente nella Cartella Sanitaria e di Rischio (si veda il decreto legislativo 81/2008 ed il Decreto del Ministero della Salute del 9 luglio 2012 in merito agli Allegati “3A” e “3B”)
• Elaborazione automatica dei dati utili alla compilazione dell’allegato “3B” previsto dalla normativa vigente (si veda il decreto legislativo 81/2008 ed il Decreto del Ministero della Salute del 9 luglio 2012 in merito agli Allegati “3A” e “3B”)
• Inserimento nel sistema del profilo di rischio e dei dati relativi all’esposizione del lavoratore.