Il Sistema TaleteWeb verso la “COMUNICAZIONE 4.0″

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Una delle principali esigenze delle organizzazioni e di quelle sanitarie in particolare, è sempre stata l’ottimizzazione dei processi di comunicazione esterna e comunicazione interna.

D’altronde anche gli standard internazionali di qualità e i requisiti di accreditamento istituzionale annettono grande rilevanza alla gestione della comunicazione. Il paragrafo 7.4 della norma ISO 9001:2015 prescrive: “L’organizzazione deve determinare le comunicazioni interne ed esterne pertinenti al sistema di gestione per la qualità…….”

E fino a qui non c’è nessun elemento di novità rispetto ai fiumi di parole dedicate all’argomento dagli esperti di organizzazione aziendale e dei sistemi di gestione. È pur vero che ai fiumi di parole non sempre è seguita la pratica operativa, tant’è che la comunicazione rimane uno dei problemi rilevanti nelle strutture complesse. Molti errori nella realizzazione dei processi, che determinano il più delle volte il mancato soddisfacimento dei requisiti dei clienti/utenti, sono ancora dovuti a difetti di comunicazione.

A tutto quanto detto si aggiunge un altro elemento di grande novità che rende la problematica ancora più complessa, ma sicuramente più interessante e cioè “l’Empowerment del cliente/utente”. In alcuni settori, come quello della sanità, il paziente è portato sempre più a svolgere un ruolo attivo nei percorsi diagnostico terapeutici che lo riguardano. Questo comporta l’esigenza di strumenti di comunicazione diretta, sempre più affidabili e sicuri, tra il paziente/cittadino/utente e le organizzazioni che erogano prestazioni e servizi a suo favore.

È pur vero che la tecnologia sta avanzando in modo rapidissimo mettendo a disposizione strumenti sempre più efficaci e di semplice utilizzo. Qui, però, si pongono tutta una serie di problemi legati alla sicurezza dei dati e delle informazioni. È ormai sotto gli occhi di tutti l’uso, in molti casi distorto, di applicazioni informatiche derivate dal mondo dei social, come WhatsApp, per favorire la comunicazione di dati sensibili dei pazienti nella gestione dei percorsi diagnostico terapeutici. Purtroppo la pandemia COVID-19 ha accelerato questo utilizzo, a volte improvvisato e non sistemico e strutturato, con conseguenze che vedremo nei prossimi mesi ed anni.

Parlando dell’emergenza pandemica non possiamo rilevare come questa abbia accelerato alcuni processi di “empowerment” di cui si accennava prima. Sotto questo punto di vista la “Telemedicina” è una esigenza non più procrastinabile.

Anche questi ultimi argomenti ci pongono di fronte all’esigenza di quella che possiamo chiamare la “Comunicazione 4.0”.

Forti di questa vision, con il nostro team di ricerca e sviluppo, abbiamo, in tempi non sospetti, e molto prima dell’esplosione della pandemia, avviato un progetto denominandolo appunto: “Comunicazione 4.0”.

Il progetto è estremamente complesso e la complessità maggiore sta proprio nello studiare come renderlo semplice e facilmente fruibile sia dalle organizzazioni che dai loro clienti/utenti. Indubbiamente non possiamo non seguire un approccio modulare e scalabile al fine di favorire un graduale e progressivo avvicinamento a sistemi di governo che richiedono anche un profondo cambiamento culturale e di approccio sia da parte delle organizzazioni che dei loro stakeholders.

Oggi siamo pronti e abbiamo il piacere di presentarvi  la prima revisione del nostro sistema “Comunicazione 4.0” che sfrutta al massimo tutte le potenzialità sia della piattaforma “TaleteWeb” che dell’app “Tablete”.

La nostra ambizione è quella di mettervi a disposizione un modello organizzativo/informatizzato che possa aiutarvi nel realizzare il profondo processo di cambiamento di cui abbiamo parlato in quest’articolo.

Una nuova procedura, completamente informatizzata, per il processo di gestione delle infezioni correlate alle pratiche assistenziali (ICPA)

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Come noto, le infezioni correlate all’assistenza (ICA) sono la complicanza più frequente e grave dell’assistenza sanitaria che, purtroppo, provoca molti morti ogni anno.

Negli ultimi anni l’assistenza sanitaria ha subito profondi cambiamenti. Mentre prima gli ospedali erano il luogo in cui si svolgeva la maggior parte degli interventi assistenziali, a partire dagli anni novanta sono aumentati i luoghi di cura extra-ospedalieri (residenze sanitarie assistite per anziani, assistenza domiciliare, assistenza ambulatoriale). Da qui la necessità di ampliare il concetto di infezioni ospedaliere a quello di infezioni correlate alle pratiche assistenziali (ICPA).

La pandemia COVID-19, che ha evidenziato e amplificato questi aspetti, deve spingere le strutture sanitarie ospedaliere e territoriali, pubbliche e private, a cogliere tutte le opportunità organizzative e cliniche per ridurre in modo significativo i rischi per la sicurezza dei pazienti dovuti a questa grave complicanza correlata alle pratiche assistenziali.

Sicuramente bisognerà consolidare, nella riorganizzazione post COVID, la “cultura” della corretta igiene delle mani, che in questi mesi di emergenza sembra essere entrata nella prassi operativa di tutti i professionisti sanitari. Sarà importante implementare tecniche e metodiche proattive come ad esempio i BUNDLE. Ma non basta; sarà indispensabile reingegnerizzare l’intero processo di gestione delle ICPA con la partecipazione consapevole e condivisa di tutti gli attori coinvolti (reparti, blocchi operatori, laboratori, CIO, risk management).

Per favorire questo nuovo approccio il team di sviluppo di TaleteWeb, con la preziosa collaborazione di alcune strutture sanitarie clienti che si sono offerte di partecipare all’analisi e alla sperimentazione del primo prototipo (Ospedale Evangelico Betania, Casa di Cura S.Michele), ha avviato e realizzato un profondo processo di evoluzione dell’applicativo “Rischio Clinico” che è stato sottoposto, negli ultimi mesi, a significativi ed importanti sviluppi di nuove funzionalità del processo di gestione delle ICPA.

I cambiamenti più significativi:

  • E’ stata rivista la scheda elettronica di segnalazione sospetta ICPA/ISS con l’inserimento di registrazioni multi germe e multi campione materiale biologico;
  • Sono state automatizzate completamente le comunicazioni interne dai reparti/blocchi operatori al laboratorio di microbiologia, ai referenti CIO/CICA, al risk manager con la possibilità di tracciarle in qualsiasi momento;
  • E’ stata sviluppata una sezione dedicata al laboratorio per la registrazione degli eventuali germi/alert organism rinvenuti e il conseguente antibiogramma/antimicogramma;
  • E’ stata automatizzata la comunicazione di risposta dal laboratorio alla UO segnalante e ai referenti CIO/CICA e al risk manager nel caso di presenza di alert organism;
  • E’ stato sviluppato un sistema di alert automatico per le azioni di follow-up;
  • E’ stata implementata la funzionalità che permette, a partire dalla segnalazione di infezione, in caso di esito positivo, di programmare attività reattive e proattive (audit, RCA, FMECA ecc);
  • E’ stata migliorata la funzionalità per la gestione dei BUNDLE;
  • E’ stato migliorato e potenziato il sistema di reporting ed è stata inserita una funzionalità di business intelligence che consente agli utenti autorizzati di auto prodursi una reportistica costantemente aggiornata sull’andamento delle infezioni nella struttura sanitaria, sui microrganismi più frequenti nelle diverse unità operative di degenza, sulle variazioni dell’incidenza delle infezioni, sul consumo degli antibiotici e sulla corretta esecuzione dell’antibiotico-profilassi, ecc.;
  • E’ stata inserita una funzionalità per produrre in modalità nativa direttamente da TaleteWeb il documento annuale di pianificazione previsto da alcune Regioni (es. PAICA:Piano Annuale Infezioni Correlate all’Assistenza per il Lazio)

LO SCHEMA LOGICO DELLA NUOVA PROCEDURA INFORMATIZZATA

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Contattaci se hai interesse ad approfondire l’argomento, se desideri una dimostrazione delle nuove funzionalità e/o supporto per iniziare ad utilizzarle, se vuoi avviare una sperimentazione nella tua azienda.

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Modello organizzativo informatizzato per la gestione della continuità operativa (SGCO) applicato alle strutture sanitarie

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Modello organizzativo informatizzato per la gestione della continuità operativa (SGCO) applicato alle strutture sanitarie: come aumentare la resilienza delle organizzazioni sanitarie anche e soprattutto alla luce dell’esperienza CORONAVIRUS

Tutte le organizzazioni sanitarie italiane, pubbliche e private, sono state messe a dura prova, in queste ultime settimane, dall’emergenza Coronavirus. Possiamo ritenere che, in molte aziende, i processi di “clinical governance”, sulla cui reingegnerizzazione si stava lavorando in questi ultimi anni, a causa degli eventi destabilizzanti dovuti alla diffusione del virus, siano stati di fatto momentaneamente accantonati.

Anche per l’iniziale sottovalutazione della situazione, molti meccanismi organizzativi sono saltati e l’improvvisa e imprevista emergenza ha messo a dura prova la “resilienza” dell’intero sistema sanitario nazionale e la “continuità operativa” delle aziende sanitarie comprese quelle delle Regioni Italiane più “virtuose”.

Proprio in questi tragici momenti di profonda destabilizzazione delle organizzazioni sanitarie, diventano indispensabili e urgenti alcune riflessioni sulle modalità di affrontare l’organizzazione e la reingegnerizzazione dei processi (dalla gestione del personale, a quella delle scorte minime, delle apparecchiature e dispositivi, solo per fare alcuni esempi) e concetti, relativamente nuovi, come “resilienza” e “continuità operativa”.

In questa prima analisi sperimentale, ovviamente frutto del punto di vista e dell’esperienza di chi scrive, che potrà essere condiviso o meno dai lettori, si vuole fornire un contributo alle direzioni strategiche che si trovano nella necessità di dover prevedere, progettare e pianificare un profondo processo di cambiamento della clinical e della corporate governance delle aziende sanitarie.

I concetti di “resilienza delle organizzazioni” e “sistema di gestione della continuità operativa” (BCMS Business Continuity Management System) sono sempre stati, nelle grandi imprese soprattutto industriali, temi di grande attualità al punto che l’International Organization for Standardization (ISO) ha pubblicato già da diversi anni alcune norme di cui una, recepita a livello europeo, la UNI EN ISO 22301:2019 “ Sicurezza e resilienza – Sistemi di gestione per la continuità operativa – requisiti”, è certificabile da terza parte indipendente accreditata.

La domanda fondamentale che ci siamo fatti è stata: “questi approcci strategici ed operativi (che comunemente vengono anche denominati Safety II) erano ovvero sono e saranno presenti nella visione strategica delle organizzazioni sanitarie italiane”?

I fatti sembrerebbero indicare una risposta negativa.

Eppure un sistema di gestione per la continuità operativa (SGCO) è la logica conseguenza e sintesi dell’approccio sistemico, del pensiero basato sulla gestione reattiva e proattiva del rischio, sull’analisi delle organizzazioni basata sui processi e sulle attività, sul ciclo di Deming, etc., cioè – in sintesi – sui sistemi di gestione per la qualità e sui sistemi di risk management che dovrebbero essere ormai largamente diffusi nelle organizzazioni sanitarie italiane anche in virtù dei requisiti di accreditamento.

In tante aziende sanitarie si parla costantemente di ISO 9001, di rischio clinico, di sistemi di sicurezza dei lavoratori sul luogo di lavoro, di sistemi di protezione dei dati, etc., ma, a giudizio di chi scrive, non in modo organico e trascurando il punto di vista della “resilienza e continuità operativa” del sistema nel suo complesso.

Proviamo, quindi, a riassumere brevemente e sinteticamente alcuni concetti di base di questo approccio gestionale per cercare di dimostrare quanto alcune modalità operative previste da questo modello organizzativo si sarebbero potute rilevare essenziali per ridurre, almeno in parte, l’impatto dell’immane tragedia pandemica e quanto si potranno rilevare determinanti nella necessaria e radicale reingegnerizzazione dei processi del post emergenza.

La resilienza dei sistemi organizzativi

Il termine resilienza deriva dal latino resalio; in fisica ed in ingegneria, il termine indica “la capacità di un materiale di conservare, mantenere o recuperare la propria struttura dopo aver subito una deformazione o uno schiacciamento, di restituire l’energia assorbita in un’interazione ritornando allo stato di partenza.” (Zanichelli)

La resilienza organizzativa è definita come “la capacità di un’organizzazione di anticipare, prepararsi, rispondere ed adattarsi al cambiamento incrementale e ad inconvenienti improvvisi, con l’obiettivo di sopravvivere e prosperare.”

Le organizzazioni resilienti imparano a sviluppare competenze organizzative partendo dalle difficoltà, sia davanti ai cambiamenti (change management), sia di fronte a stress di vario tipo (risk management).

È indispensabile trarre insegnamenti da ciò che è accaduto, per capire fino in fondo se e come si sarebbe potuto affrontare meglio la crisi, riuscendo magari a contenerne i danni.

La vera forza di qualunque organizzazione risiede nella resilienza organizzativa, ovvero nella capacità di reagire ad eventi traumatici, improvvisi e/o progressivi, grazie alle competenze organizzative sviluppate ed imparate dalla conoscenza dei propri processi e delle attività che li compongono, dalle capacità – anche adattative – del personale incaricato di svolgerle, dallo stato di manutenzione e disponibilità delle infrastrutture e dalla visione tattica e strategica delle direzioni.

Risulta quindi evidente che tra le leve su cui un’organizzazione deve assolutamente agire per costruire, sviluppare, rafforzare e consolidare la resilienza troviamo in primis la comprensione di sé tessi, ovvero la reale e approfondita conoscenza delle proprie capacità; che significa identificare e sviluppare i punti di forza e riconoscere e mitigare le proprie debolezze.

In secondo luogo è necessario possedere la conoscenza del contesto, ovvero dell’ambiente in cui si trova ad operare l’organizzazione, tenendo in considerazione gli attori e le variabili esterne che possono avere un impatto sui processi, identificando e acquisendo le competenze, le abilità e le risorse necessarie per gestire qualsiasi tipo di situazione critica.

La continuità operativa

La continuità operativa rappresenta la capacità di un’organizzazione di continuare a fornire i prodotti e i servizi in conformità a livelli accettabili e predefiniti, a seguito di un evento destabilizzante.

Nel suo insieme, quindi, la gestione per la continuità operativa è il processo che permette di raggiungere e mantenere la continuità gestionale per mezzo della preparazione dell’organizzazione a far fronte agli eventi destabilizzanti che, diversamente, potrebbero impedirle di raggiungere i suoi obiettivi.

La continuità operativa può essere efficace e in grado di fronteggiare sia eventi destabilizzanti di tipo improvviso, per esempio un’esplosione, sia di tipo graduale e progressivo come, per esempio, una malattia epidemica.

Le attività possono essere destabilizzate da una grande varietà di eventi, molti dei quali sono difficili da prevedere o analizzare.

Tuttavia, concentrando l’attenzione – grazie a metodologie strutturate – sulla valutazione dei possibili impatti di eventi potenzialmente destabilizzanti (piuttosto che sulle loro cause) sui processi e sulle attività dell’organizzazione e sul mantenimento della loro continuità, è possibile identificare quali costituiscono per l’organizzazione stessa il fondamento per la propria sopravvivenza potendole consentire di determinare cosa sia necessario per continuare a soddisfare i suoi impegni.

Grazie al riconoscimento e all’analisi delle condizioni per il mantenimento della continuità operativa, un’organizzazione può riconoscere cosa deve essere fatto per proteggere le sue risorse (persone, siti, tecnologie e informazioni), la catena di fornitura, le parti interessate e la reputazione, prima che si verifichi un evento destabilizzante.

Con la conoscenza di questi dati ed informazioni, l’organizzazione è in grado di avere una visione realistica delle risposte che saranno più probabilmente necessarie se e quando si verificherà un determinato evento destabilizzante, in modo che essa possa con fiducia gestirne le conseguenze ed evitare impatti inaccettabili.

Un’organizzazione con un appropriato piano di gestione della resilienza e della continuità operativa può inoltre avvantaggiarsi di opportunità che diversamente potrebbero essere ritenute troppo rischiose.

I benefici di un sistema informatizzato di gestione della continuità operativa

L’interruzione dell’attività è la preoccupazione primaria per molte direzioni strategiche. Attacchi informatici, guasti IT, inondazioni, incendi, terremoti, epidemie e problemi nella supply chain sono esempi di inconvenienti che possono rappresentare una minaccia sostanziale per la gestione di qualsiasi azienda ed in particolare di quelle sanitarie.

I requisiti della norma ISO 22301 e un conforme sistema di gestione informatizzato della continuità operativa forniscono una risposta operativa e concreta a queste preoccupazioni consentendo una visione chiara e dettagliata del funzionamento della propria organizzazione. La norma offre una preziosa panoramica utile per la pianificazione strategica, la gestione del rischio, la gestione della catena di fornitura, la trasformazione del business e la gestione delle risorse.

Altri benefici sono:

  • Migliore comprensione del business attraverso l’analisi delle criticità e delle aree di vulnerabilità;
  • Maggiore resilienza organizzativa attraverso la collaborazione tra le funzioni e le squadre responsabili della gestione dei processi e delle attività;
  • Approccio coerente in tutta l’organizzazione;
  • Riduzione dei costi e minore impatto sulle prestazioni aziendali in caso di impedimenti di vario tipo;
  • Dimostrazione dell’impegno nei confronti di stakeholders come pazienti, utenti, fornitori e regolatori, riguardo la disposizione di sistemi e processi validi per la continuità operativa;
  • Benefici derivanti da una riduzione dei premi assicurativi.

L’implementazione di un sistema (metodo e modello) informatizzato per la gestione della business continuity aiuteranno le organizzazioni a:

  • Avere una migliore comprensione dell’organizzazione stessa;
  • Implementare strategie per garantire la continuità dell’attività, definendo, predisponendo e testando adeguate tattiche di risposta;
  • Mantenere il piano di business continuity attraverso esercizi e revisioni della cultura aziendale;
  • Imparare come implementare l’approccio basato sulla business continuity.

Ancona 14 Aprile 2020                                                           Gregorio Paccone

                                                                                                     Paolo De Falco

Utilizzo dei DPI per infezione da SARS-COV-2 nelle attività sanitarie e socio-sanitarie

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Corso di formazione a distanza per un utilizzo razionale dei dispositivi di protezione individuali (DPI) per infezioni da SAR-COV-2 nelle attività sanitarie e sociosanitarie (assistenza a soggetti affetti da COVID-19) Il corso è completamente gratuito e rappresenta un “piccolo contributo” che il gruppo Equipe/TaleteWeb, vuole offrire a tutte le strutture e agli operatori sanitari in […]

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Sistema per la prevenzione della violenza a danno degli operatori sanitari

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UN MODELLO DI SISTEMA INFORMATIZZATO (SPV)

Gli operatori dei servizi sanitari presentano un rischio significativo di subire atti di violenza durante la propria attività lavorativa, rischio che, a giudicare dalle cronache recenti, appare in aumento. Si tratta di un fenomeno così rilevante che già nel 2007 il Ministero della Salute ha emanato una specifica raccomandazione sull’argomento e ha inserito la “morte o grave danno in seguito a violenza su operatore” fra gli eventi sentinella che devono essere segnalati attraverso il flusso SIMES.

Gli atti di violenza a danno degli operatori sanitari rappresentano un problema di sicurezza del lavoro che va affrontato secondo quanto previsto dal D. Lgs. 81 del 9 aprile 2008 e s.m.i. recante “Testo Unico sulla salute e sicurezza sul lavoro”: il rischio di subire un’aggressione sul posto di lavoro va valutato e gestito dalle organizzazioni al pari di qualsiasi altro rischio lavorativo.

Fatti salvi casi limitati e specifici, gli atti di violenza a danno degli operatori sanitari sono da considerarsi come reati e, come tali, vanno perseguiti.

Gli atti di violenza a danno degli operatori sanitari presentano un ampio spettro di eventi assai variegati che presentano margini di prevedibilità e prevenibilità molto diversi tra loro e spesso ridotti o difficilmente quantificabili.

Il modello informatizzato proposto da TaleteWeb per la gestione di un Sistema di prevenzione degli atti di violenza a danno degli opratori sanitari (SPV)

scarica la presentazione sistema violenza su operatori

I clienti che già utilizzono le applicazioni Rischio Clinico, Qualità, SGSL possono contattare l’assistenza al numero 071.2867250 per configurare il sistema e per l’avvio in produzione delle nuove funzionalità

Le aziende non ancora clienti che vogliono maggiori informazioni e/o intendono provare queste funzionalità possono contattarci inviando un form di richiesta al seguente link: contattaci, oppure telefonando al numero 071.2867250

Innovazione tecnologica all’APSS di Trento: l’IT nelle aree Qualità, Accreditamento e Sicurezza

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TaleteWeb per la gestione integrata e informatizzata delle aree Qualità, Accreditamento e Sicurezza:

a febbraio del 2017, in seguito a gara sul Mercato elettronico della pubblica amministrazione (MEPA), l’APSS di Trento ha affidato alla società Equipe Srl di Ancona, la fornitura del “Sistema informativo integrato TaleteWeb® per la gestione del sistema aziendale della Qualità e di quello della Sicurezza dei lavoratori nell’Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari di Trento”

L’appalto ha avuto per oggetto la fornitura di un sistema informativo integrato, funzionante con logica web-based nativa e tecnologicamente avanzato, per:

  • la gestione dei processi di autorizzazione e accreditamento istituzionale (QUALITÀ);
  • la gestione documentale e dei processi a supporto delle attività connesse con la Qualità e gli accreditamenti volontari (QUALITÀ);
  • la gestione delle attività inerenti la sicurezza dei lavoratori con particolare riferimento a quelle svolte dal Servizio Prevenzione e Protezione (SPP)
  • la gestione delle attività della Struttura del Medico Competente (attività del Medico Competente, MC, e del Medico Autorizzato, MA) (SICUREZZA).

L’affidamento ha incluso l’integrazione con gli atri sistemi gestionali già operanti in azienda, la formazione del personale dell’APSS e le attività di assistenza full risk.

Il team di progetto di TaleteWeb® (analisti informatici e funzionali) ha affiancato i tre gruppi di lavoro costituiti in ambito APSS (Area Sistemi di governance, Servizio di prevenzione e protezione, Struttura medico competente) con risorse delle unità operative owners delle diverse applicazioni. I gruppi hanno operato sotto il coordinamento attento e puntuale della committenza (Area Sistemi di gestione).

Il Sistema integrato TaleteWeb® è stato fortemente personalizzato in funzione delle esigenze emerse in fase di analisi e calato nella specifica realtà dell’azienda APSS di Trento.

Ma vediamo quali sono i principali requisiti funzionali delle diverse applicazioni facenti parte del Sistema informativo integrato TaleteWeb® implementato dalla APSS di Trento

 APP Autorizzazione e accreditamento

Principali requisiti funzionali dell’applicativo per la gestione dei processi di autorizzazione e accreditamento

  • Visualizzazione delle pratiche di accreditamento (domanda e liste di controllo);
  • Monitoraggio degli stati delle diverse pratiche di accreditamento, storicizzando le informazioni e il loro stato nel tempo
  • Gestione dei piani di adeguamento (Non Conformità, azioni correttive, audit, .) per ogni criterio contenuto nelle diverse liste di controllo
  • Impostazione di piani dei adeguamento su format standard configurabili con la definizione di punti controllo, stati, tempistiche, responsabilità e alert automatici
  • Integrazione delle pratiche con documenti elettronici (allegati word, excel pdf ecc…)
  • Tracciabilità delle informazioni storicizzandole nel tempo in modo da poter recuperare lo stato delle pratiche nelle diverse date e poterne analizzare l’evoluzione
  • Console di analisi di tutti i dati presenti nel sistema, flessibile e configurabile da parte degli utenti.

 APP Documenti

Principali requisiti funzionali dell’applicativo per la gestione documentale

  • Definizione di modelli di documenti (format) standard configurabili per la gestione di svariati processi (ad processi inerenti la qualità, percorsi clinico assistenziali, check list di monitoraggio, …)
  • Gestione dell’iter di redazione, formalizzazione, catalogazione, archiviazione e diffusione della documentazione intesa, a titolo esemplificativo, come procedure, protocolli, verbali, istruzioni operative, modulistica, comunicazioni varie, planimetrie,
  • Gestione di workflow approvativi gerarchici e funzionali attraverso l’importazione dell’organizzazione aziendale (persone, ruoli, strutture e relazioni gerarchiche e funzionali) dallo specifico sistema aziendale
  • Console di analisi di tutti i dati presenti nel sistema, flessibile e configurabile da parte di utenti
  • Visualizzazione dei documenti da parte di tutti i dipendenti secondo livelli diversi di

 APP SGQ

Principali requisiti funzionali dell’applicativo per la gestione del SGQ conforme alla norma ISO 9001:2015

  • Mappatura dei processi aziendali (core, gestionali, supporti, ausiliari)
  • Mappatura dei fattori interni ed esterni negativi e positivi (rischi-opportunita’; punti di debolezza-punti di forza)
  • Mappatura dei portatori di interessi
  • Analisi dei rischi e delle opportunita’
  • Valutazione fmea-fmeca di processo
  • Azioni per afforntare rischi ed opportunita’
  • Definizione degli obiettivi generali e di processo
  • Misurazione della performance dei processi (key performance indicator)
  • Valutazione della performance dei processi
  • Pianificazione degli audit interni (audit di prima e seconda parte)
  • Progettazione dei sistemi di misurazione del gradimento delle parti interessate
  • Misurazione e valutazione del gradimento delle parti interessate
  • Rilevazione dei reclami dei clienti interni
  • Azioni per correggere gli output non conformi (azioni correttive)
  • Riesame da parte della direzione delle prestazioni dei processi e del sistema qualita’

 APP SGSL

Principali requisiti funzionali dell’applicativo per la gestione del SGSL conforme alla norma OHSAS 18001:2007

  • Gestione del sistema sicurezza secondo i punti della norma BS OHSAS 18001:2007 (“Occupational Health and Safety Assessment Series” edizione 2007 e succ.), come implementati in APSS (gestione delle Non Conformità, delle azioni correttive e preventive, degli audit interni, del riesame, della documentazione di sistema che comprende il manuale, le procedure, i moduli, la politica e gli indicatori) e secondo le modalità di gestione del Documento aziendale di valutazione dei rischi (DVR)
  • Gestione dell’iter di redazione, formalizzazione, catalogazione, archiviazione e diffusione della documentazione intesa come, a titolo esemplificativo, procedure, protocolli, verbali, istruzioni operative, modulistica, comunicazioni varie, planimetrie, ecc.
  • Gestione del processo di valutazione dei rischi
  • Gestione dei processi del sistemi di gestione per la qualità ISO 9001:2015 del Servizio Prevenzione e Protezione.

 APP Sorveglianza Sanitaria

Principali requisiti funzionali dell’applicativo per la Sorveglianza Sanitaria

  • Gestione delle scadenze delle visite per la sorveglianza sanitaria con i relativi preavvisi
  • Invio delle informazioni in uscita (giudizi d’idoneità, CSR, DOSP, dati dell’allegato “3B”, malattie professionali, dati relazioni per Riunione periodica, dati fatturazione, altre elaborazioni) anche tramite modalità informatiche quali PEC e protocollo informatico aziendale
  • Gestione dei dati previsti dalla normativa vigente nella Cartella Sanitaria e di Rischio (si veda il decreto legislativo 81/2008 ed il Decreto del Ministero della Salute del 9 luglio 2012 in merito agli Allegati “3A” e “3B”)
  • Elaborazione automatica dei dati utili alla compilazione dell’allegato “3B” previsto dalla normativa vigente (si veda il decreto legislativo 81/2008 ed il Decreto del Ministero della Salute del 9 luglio 2012 in merito agli Allegati “3A” e “3B”)
  • Inserimento nel sistema del profilo di rischio e dei dati relativi all’esposizione del lavoratore.

L’azienda USL di Pescara ha scelto TaleteWeb per gestire informaticamente il sistema di prevenzione della corruzione

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Alla fine del mese di luglio è stato avviato, all’azienda USL di Pescara, il progetto finalizzato all’informatizzazione di tutte le attività e degli adempimenti legati al sistema di gestione per la prevenzione della corruzione (SGPC) in ottemperanza alla legge 190/2012.

Uno tra i principali obiettivi del progetto è quello di facilitare le modalità di gestione del sistema al fine di renderlo più efficace ed efficiente, favorendo una piena condivisione e partecipazione di tutti i soggetti coinvolti (responsabile prevenzione corruzione, direttori di dipartimento e di presidio, direttori responsabili di unità operative complesse e semplici, ecc.) nelle attività di mappatura dei processi, identificazione dei pericoli e valutazione dei rischi, definizione delle misure e delle azioni di prevenzione di correzione, attivazione di procedure di monitoraggio (audit, cruscotto indicatori, riesami periodici, ecc.).

Il modello organizzativo – informatico realizzato (vedi lo schema logico), perfettamente conforme a quanto prescritto dal Piano Nazionale Anticorruzione e coerente con la struttura di alto livello dei sistemi ISO 9000 (sistema di gestione per la qualità applicabile ai processi di prevenzione della corruzione), si avvale di un’applicazione funzionante con interfaccia Web, integrata in maniera nativa con le altre applicazioni della stessa piattaforma tecnologica (TaleteWeb) utilizzate per la gestione dei processi di risk management e di governance.

Il sistema informatico implementato consente l’aggiornamento dinamico del piano triennale della prevenzione della corruzione, produce in automatico efficaci griglie di valutazione dei rischi organizzate per ambiti, processi, articolazioni organizzative, riportanti le misure preventive e il piano delle azioni correttive (si vedano a tale proposito alcuni report di esempio).

Il sistema consente inoltre di gestire, in forma controllata, assicurandone la piena tracciabilità, tutti i documenti del SGPC quali procedure, regolamenti, istruzioni operative, ecc.

tutta l’attività formativa, svolta in materia di prevenzione della corruzione, viene registrata e monitorata direttamente tramite il software.

Anche l’attività di auditing è condotta mediante apposita funzionalità dell’applicativo. Il software consente inoltre di elaborare e monitorare indicatori (Key performance indicatore-KPI ) per i processi a rischio e intercettare potenziali scostamenti rispetto agli obiettivi prefissati; un efficace sistema di alert notifica agli interessati, in anticipo, le scadenze di adempimenti, azioni, ecc..

È possibile fare segnalazioni di illecito, anche in forma anonima, assicurando la tutela assoluta del dipendente pubblico che segnala (Whistleblower). La piattaforma tecnologica consente la gestione di notifiche e comunicazioni fatte direttamente con il software. Per tutti i responsabili di struttura e i referenti del sistema di prevenzione della corruzione è stato creato un account che consente loro di accedere alle diverse funzionalità del software con privilegi e permessi derivanti dai profili organizzativi di appartenenza.

I direttori e i referenti sono stati coinvolti in un’intensa attività di formazione all’utilizzo del software e sono stati supportati nelle attività di valutazione dei rischi e definizione delle misure delle azioni eseguite direttamente con lo strumento informatico.

Per maggiori dettagli relativi all’applicazione consulta: presentazione delle principali funzionalità del software

Oppure contattaci: clicca qui

Un nuovo modo per gestire il contenzioso MedMal: l’innovazione di Taleteweb – parte 2

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Nella prima parte di questo articolo (Un nuovo modo per gestire il contezioso MedMal: l’innovazione di Taleteweb – parte 1), abbiamo raccontato, attraverso un case history, le attuali condizioni operative che riguardano la gestione del contenzioso MedMal.  Abbiamo introdotto l’incontro tra la Fondazione Poliambulanza di Brescia e l’azienda Equipe srl, e soprattutto abbiamo parlato di TaleteWeb© creato con l’intento di  facilitare il lavoro dell’Ufficio Legale, attraverso una rete tra le diverse articolazioni della Fondazione e di limitare al massimo il rischio di errore.

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Un nuovo modo per gestire il contezioso MedMal: l’innovazione di Taleteweb – parte 1

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Uno degli aspetti che richiedono di essere innovati in ambito sanitario è la gestione del contenzioso MedMal, un ambito che sempre più pesa sulle finanze delle aziende sanitarie a causa dell’aumentata abitudine a “denunciare” da parte del paziente stesso o dei suoi parenti. Se quello dell’aumentato numero di denunce è un problema, ce n’è un altro altrettanto importante da prendere in considerazione e riguarda la crescita esponenziale dei premi richiesti dalle assicurazioni e della franchigia, ovvero la quota di danno che resta a carico dell’assicurato.

Ne sa qualcosa Tania Aida Caputo, dell’ufficio Affari Societari e Legali della Fondazione Poliambulanza di Brescia, che conferma: “nel 2009 la franchigia per ogni sinistro a carico di Poliambulanza era di 15.000 euro; da gennaio 2010, a seguito della disdetta della Compagnia e della ricerca di una nuova copertura, la franchigia è salita a 200.000 euro per sinistro, aumentando ulteriormente di anno in anno, arrivando agli attuali 1.250.000 euro. E ciò è successo non solo alla nostra Fondazione, ma a molte altre strutture sanitarie. Probabilmente le assicurazioni avranno pensato che tutte le aziende sanitarie avrebbero semplicemente pagato, senza cercare soluzioni alternative. Ma, almeno per quanto ci riguarda, sbagliavano: senza preavviso e in modo repentino abbiamo deciso di lanciarci in un mondo ‘nuovo’ per la Fondazione, un po’ meno per me che provengo dal settore industriale: la gestione dei sinistri in house invece che in outsourcing“.

Tecnicamente si parla di Self Insurance Retention (S.I.R.). Ma di cosa si tratta?

“In sostanza”, spiega Caputo, “è un cambio culturale nel quale è la stessa struttura sanitaria a istruire e a gestire il sinistro, almeno sotto un determinato tetto di valore, concordato con la Compagnia. L’assicurazione interviene solo per i sinistri che superano tale tetto. È chiaro che questo passaggio comporta dei cambiamenti organizzativi all’interno della struttura sanitaria, partendo dalla necessità di accantonare fondi in bilancio per il pagamento dei sinistri. Al tempo stesso, l’aver acquisito in house la responsabilità dei sinistri comporta notevoli vantaggi, uno tra tutti quello di avere tutte le informazioni necessarie e gestire il sinistro. Infatti chi meglio dell’azienda conosce i medici, i pazienti e le proprie procedure? Inoltre, con la S.I.R è possibile raccogliere informazioni che consentono di migliorare l’azione del Risk Management e quindi di migliorare continuamente l’azienda, l’operato dei medici, le procedure e la sicurezza dei pazienti in un’ottica di crescita continua. Certo, ci sono voluti anni per riuscire a trasmettere il passaggio culturale, ma oggi i nostri medici, in caso di contenzioso, riesaminano attentamente il proprio operato cercando di evidenziare al meglio e con trasparenza i propri errori, il tutto con raccolta di letteratura – il che li fa crescere molto dal punto di vista professionale – e coinvolgendo un medico legale esterno”.

Necessità di dati immodificabili e tracciabili.

Certo, un passaggio culturale di questo genere richiede anche un’evoluzione organizzativa in cui i flussi delle informazioni possano viaggiare velocemente e in modo sicuro, limitando al massimo le possibilità di errore. In particolare, “all’ospedale serviva che i dati fossero immodificabili e tracciabili”, ricorda Caputo. Ed è qui che è entrata in gioco la società Equipe srl, proprietaria di una piattaforma informatica funzionante con interfaccia web e produttrice di applicazioni software rivolte alla governace di strutture sanitarie pubbliche e private, che ha potuto facilmente comprendere quali fossero le necessità tecnico-informatiche di un ospedale che, come Fondazione Poliambulanza, ha avviato un percorso di Self Insurance Retention, divenendo di fatto una sorta di ‘liquidatore’ interno alla struttura.

La gestione contenzioso e sinistri nelle aziende sanitarie cambia faccia!

Grazie alla sua innovativa soluzione tecnologica TaleteWeb©, l’azienda Equipe srl punta a facilitare la comunicazione e la condivisione dei dati nelle grandi strutture organizzative sanitarie.
Nato dall’incontro tra la Fondazione Poliambulanza di Brescia e l’azienda Equipe srl, TaleteWeb© facilita il lavoro dell’Ufficio Legale, creando una rete tra le diverse articolazioni della Fondazione e limitando al massimo il rischio di errore.
Nel prossimo post vedremo a cosa ha portato questo incontro e i vantaggi dell’applicazione TaleteWeb© nella gestione contenzioso e sinistri nelle aziende sanitarie.
Intanto, lascia un tuo commento o tuo contributo se affronti quotidianamente la gestione del contenzioso e dei sinistri e se questa prima parte dell’articolo ti è stata utile per focalizzare le relative problematiche.

Articolo liberamente tratto dalla rivista Tecnica Ospedaliera, a cura di Stefania Somarè

 

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