WhatsApp in medicina: opportunità e rischi

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Le principali app di messaggistica istantanea (WhatsApp e simili) non sono conformi alla regole del GDPR europeo, per tale ragione risulta inappropriato condividere informazioni cliniche riguardanti i pazienti attraverso il loro utilizzo.

Fortunatamente si sta cercando di ovviare al problema prendendo in considerazione delle alternative. L’obiettivo, infatti, è incoraggiare le organizzazioni sanitarie, i medici e più in generale gli operatori sanitari ad abbandonare l’utilizzo di WhatsApp e strumenti simili e ad adottare app di messaggistica sicure e progettate specificamente per la gestione dei dati sensibili.

WhatsApp: utilizzo e problematiche normative

WhatsApp è un’applicazione di messaggistica istantanea creata nel 2009 e acquisita da Facebook nel 2014. Utilizzata principalmente con dispositivi mobili, funziona anche su desktop (WhatsApp web).

L’installazione di WhatsApp prevede la trasmissione della lista dei contatti sui server di Facebook quasi sempre dislocati fuori dalla UE. La comunicazione, tramite crittografia end-to-end, consente il mantenimento della riservatezza dei dati permettendo solo al mittente e al destinatario di decifrare il messaggio.

WhatsApp: opportunità e punti di forza

I medici e gli infermieri usano spesso WhatsApp per comunicare con i colleghi. Questa prassi è letteralmente esplosa in questi mesi di gestione dell’emergenza pandemica.
Si sta sempre di più consolidando negli operatori, infatti, la convinzione dell’utilità clinica di questo strumento, soprattutto in contesti acuti.
Tra gli ulteriori vantaggi dell’utilizzo di questa app troviamo: un miglioramento esponenziale della comunicazione e semplificazione dei flussi di lavoro, una riduzione dei tag telefonici e dei tempi di consultazione, una promozione di un ambiente collaborativo per migliorare il livello di assistenza sanitaria fornita ai pazienti.

WhatsApp: rischi e punti di debolezza

Per quanto riguarda la Comunità Europea, l’utilizzo di questi strumenti di messaggistica deve essere conforme al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), entrato in vigore a maggio 2018, un complesso insieme di regole che consente ai cittadini dell’UE un maggiore controllo sui dati personali.

Il GDPR non consente la memorizzazione dei dati sensibili dei cittadini dell’UE su server ubicati al di fuori dell’area geografica della Comunità Europea. Inoltre, di fronte ad una richiesta di accesso ai dati personali (richiesta di accesso del paziente/care giver, soggetto proprietario dei dati), le organizzazioni sanitarie sono obbligate a fornire informazioni e a correggerle o cancellarle. È, pertanto, obbligatorio che gli ospedali e le strutture sanitarie sappiano dove e come vengono archiviati i dati e possono agire direttamente sui database in quanto titolari del trattamento dei dati.

Le regole del GDPR si applicano a tutti i paesi dell’UE e sono principalmente dirette alle organizzazioni sanitarie, che possono subire multe fino a 20 milioni di euro o pari al 4% del fatturato annuo. Ciò spingerà gli ospedali e le organizzazioni sanitarie a monitorare da vicino i propri dipendenti, in modo che le regole del GDPR siano rispettate.

Poiché l’installazione di WhatsApp carica l’elenco dei contatti e memorizza i messaggi ed i dati su server al di fuori dell’area UE, Facebook non è in grado di rispettare le regole del GDPR rendendo del tutto inappropriato condividere informazioni cliniche.

Le stesse considerazioni valgono anche per altre app, come i calendari online, Dropbox e Google Drive, che memorizzano i dati sui server di tutto il mondo, impedendo il rispetto delle regole GDPR e la risposta ai proprietari dei dati.

Ovviamente questi problemi sono noti ai big del mercato. WhatsApp ha recentemente tentato di affrontare il problema ma, ad oggi, non è riuscita a trovare una soluzione a lungo termine che consenta la condivisione dei dati sensibili dei pazienti in linea con le regole del GDPR.

Il mancato controllo degli accessi, con un account diverso da quello presente sul dispositivo, è il primo ostacolo all’utilizzo di WhatsApp per mantenere riservati i dati dei pazienti. Chiunque utilizzi uno smartphone può leggere i messaggi di WhatsApp e, se lo schermo non è bloccato, può vedere le notifiche ai messaggi.

La possibilità di cancellare i messaggi ricevuti e l’impossibilità di WhatsApp di tenere traccia di quelli inviati è contraria alle regole e alle norme della corretta gestione della documentazione sanitaria del paziente, da parte dell’organizzazione. Inoltre, la sostituzione dello smartphone determina l’impossibilità di recuperare i messaggi, a meno che non siano stati sottoposti a backup. Se il dipendente di una struttura sanitaria lascia l’organizzazione, è necessaria la cancellazione completa dei dati sensibili. Questo può essere complesso e non può essere eseguito in remoto. La soluzione migliore sarebbe eliminare l’account, un’azione che l’utente probabilmente rifiuterebbe.

WhatsApp: alcuni suggerimenti per gli operatori

Data la non conformità di WhatsApp al GDPR, il suo utilizzo può indurre anche l’operatore sanitario a commettere errori nella gestione dei dati dei pazienti.

Di seguito vi forniamo alcuni suggerimenti utili ad utilizzare WhatsApp (e altri strumenti similari) in modo appropriato al fine di evitare azioni legali per non aver mantenuto la riservatezza dei dati sensibili del paziente:

  • In primo luogo, quando si invia un messaggio, una delle precauzioni più importanti è sempre assicurarsi che il destinatario sia la persona giusta. Ciò è particolarmente vero quando c’è un lungo elenco di contatti e non esiste una divisione rigorosa tra i contatti legati all’esercizio della professione e quelli che appartengono alla famiglia e agli amici (un messaggio con un’immagine o un file dati di un paziente che, per errore, viene indirizzato a un gruppo di amici o parenti. Il rischio di una denuncia penale è quasi una certezza).
  • In secondo luogo, nella comunicazione è buona norma evitare di inserire informazioni che potrebbero portare al riconoscimento del paziente, come il suo nome e cognome, un identificativo, la data di nascita o il luogo di residenza. A volte una frase vaga come “il paziente con malattia autoimmune che abbiamo visto ieri mattina” può essere sufficiente per infrangere questa regola. A questo va aggiunto che il tentativo di rendere anonime le immagini cliniche, acquisite tramite smartphone, potrebbe non essere sufficiente per la presenza di metadati di accompagnamento quali data, ora, coordinate geografiche e modello del dispositivo mobile.

I limiti di WhatsApp ci costringono a esplorare software alternativi che possono essere utilizzati in ambito sanitario.

Alternative a WhatsApp

Uno dei principali limiti nello sviluppo di app di messaggistica è che, a differenza della maggior parte dei servizi Internet, non esistono standard che definiscono un insieme di regole di comunicazione che queste applicazioni devono rispettare per comunicare. Ciò si traduce in una scarsa capacità di condividere i dati tra diverse applicazioni.

Esistono molte altre app di messaggistica simili a WhatsApp. Alcune sono collegate direttamente ai social network, come ad esempio Facebook Messenger, altre, invece, come Telegram e Viber, sono applicazioni stand alone che non necessitano di altri software per il loro funzionamento.

Il problema principale di queste app di messaggistica commerciale è che sono di proprietà di aziende il cui scopo principale è raccogliere dati dai propri utenti. Per questo è difficile immaginare un futuro in cui queste applicazioni possano soddisfare le richieste riguardanti il ​​trattamento dei dati sanitari personali sia a livello europeo che statunitense. Messenger e Telegram sono, quindi, solo apparentemente delle soluzioni alternative.

Ciò di cui hanno bisogno i sistemi sanitari sono le Secure Messaging App (SMA), ovvero delle app specificamente dedicate a mantenere la riservatezza dei dati dei pazienti. Oltre a crittografare i dati all’interno di una rete di comunicazione privata, le SMA impediscono che i dati vengano inviati al di fuori della rete dell’organizzazione sanitaria. Il salvataggio di dati sensibili su dischi rigidi esterni o al di fuori della rete dell’organizzazione deve essere evitato e deve essere disponibile il controllo amministrativo, eliminando i messaggi in caso di furto o smarrimento dello smartphone (cancellazione remota) o dopo un periodo di tempo predeterminato.

Siilo è una SMA interessante per il settore sanitario. È conforme al GDPR e disponibile gratuitamente negli store Apple e Google Play. È in grado di salvare immagini, ECG e altri dati sensibili dei pazienti in modo crittografato sul dispositivo mobile personale, superando la limitazione della memorizzazione delle informazioni su server remoti. Per questa e altre funzionalità, molte organizzazioni stanno adottando Siilo come strumento di comunicazione tra i dipendenti.

Hospify è un’altra SMA conforme al GDPR, disponibile anch’essa sugli store Apple e Google Play e fruibile sia dai pazienti che dagli specialisti.

Ad oggi le SMA sono scarsamente interoperabili con i sistemi EHR, rendendo il trasferimento di messaggi, contenenti informazioni diagnostiche e terapeutiche, alla cartella clinica digitale sempre più complesso. Per questo motivo la comunicazione lasciata nello smartphone rimane compartimentata e non può essere utilizzata formalmente. Alcune SMA vengono fornite già integrate con le piattaforme di comunicazione e collaborazione clinica, che consentono l’integrazione di documenti, immagini e messaggi con i sistemi informativi ospedalieri (SIO).

Il sistema informatico TaleteWeb, sviluppato interamente in Italia nelle Marche, ha realizzato l’app Tablete, disponibile sugli store Apple e Google Play, che permette di risolvere le diverse problematiche prima rappresentate. Tablete è un’app con funzionalità di messaggistica istantanea, molto simili nel funzionamento a WhatsApp, ma che memorizza i messaggi e i dati direttamente sul server dell’organizzazione sanitaria, dove è installato il data base del sistema informatico TaleteWeb. L’organizzazione sanitaria, quindi, può governare i dati dei pazienti nel pieno rispetto del GDPR e può tracciare la comunicazione tra i professionisti.

I contatti e i gruppi sono configurati grazie all’apposito applicativo web del sistema TaleteWeb. Tablete è completamente interoperabile, in modalità nativa, con il SIO e, in particolare,  con la cartella clinica elettronica e gli altri applicativi di clinical risk management della piattaforma TaleteWeb.

NPI: la cartella clinica informatizzata per la Neuropsichiatria Infantile

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TaleteWeb rivoluziona la gestione professionale dei centri di salute mentale attraverso un applicativo estremamente innovativo: la cartella informatizzata per la neuropsichiatria infantile, correlata all’app per dispositivi mobili.

Tramite l’integrazione in modalità nativa della piattaforma TaleteWeb e dell’app Tablete si avrà una comunicazione diretta, sempre più efficace ed efficiente, tra i genitori e il personale sanitario.
Il nostro obiettivo, infatti, è fornire alle famiglie dei pazienti un supporto professionale, volto a coinvolgerle maggiormente nel programma riabilitativo e a garantire particolare attenzione ai segnali diretti e indiretti provenienti dai minori. Una tecnologia avanzata che permette di gestire l’intero processo di presa in carico, del piano terapeutico, degli incontri specifici con le figure professionali coinvolte nel percorso e di eventuali periodi di ricovero, oltre ad assicurare un’assistenza continua ed uniforme.

In aggiunta alle ordinarie funzionalità dell’applicativo, siamo in grado di offrire:

  • Gestione facilitata del piano terapeutico farmacologico
  • Compilazione del diario medico, psicologico e infermieristico
  • Compilazione scale, diagnosi e checklist con tracciabilità delle professioni
  • Valutazione delle condizioni psico-fisiche del paziente mediante parametri predefiniti
  • Inserimento di un alert per fenomeni di aggressività o di altri comportamenti improvvisi, invalidanti sia per la famiglia del paziente che per gli operatori sanitari

L’innovazione strategica e tecnologica dell’app Tablete apre le porte alla Telemedicina, garantendo una comunicazione orientata alla segnalazione di mutamenti della situazione fisica o psicologica del minore o dell’ambiente familiare in cui vive, alla compilazione di un diario in cui annotare eventuali cambiamenti emozionali, alla prenotazione di visite e/o consulti psicologici in loco o in teleconsulto.

Il valore aggiunto del nostro applicativo pone le fondamenta sul ruolo attivo della famiglia del paziente nel programma di cura e di riabilitazione del minore fornendo:

  • Completa integrazione della cartella clinica con i flussi regionali
  • Sistema completamente web-based dotato delle più avanzate tecnologie
  • Funzionalità e applicativi innovativi volti a gestire la governance di strutture complesse
  • Comunicazione diretta tra la famiglia del paziente e gli operatori sanitari in una concreta logica di empowerment
  • Aumento della qualità del servizio assistenziale
  • Maggiore fluidità e chiarezza nello scambio di informazioni tra l’equipe medica

Applicativo URP: un cambiamento radicale

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Abbiamo cercato di venire incontro a una delle principali esigenze delle strutture, ovvero la comunicazione interna ed esterna, introducendo un elemento di grande innovazione: l’empowerment dell’utente/paziente.
Questo comporterà l’utilizzo di strumenti di comunicazione diretta, sempre più efficaci, tra il paziente/cittadino/utente e le organizzazioni che erogano servizi in suo favore. Il nostro sistema sfrutta al massimo tutte le potenzialità della piattaforma TaleteWeb e dell’app Tablete, aiutando a realizzare un profondo cambiamento culturale.
Il sistema informatico TaleteWeb e l’APP Tablete sono integrati in modalità nativa. Pertanto tutto quello che avviene tramite Tablete verrà registrato automaticamente su TaleteWeb, in particolare, sull’applicativo URP.
L’applicativo URP contiene funzionalità a supporto della “tutela”, con una completa procedura per la gestione di reclami e per la rilevazione della qualità percepita da parte dell’utenza. Suo punto di forza (funzionante anche con interfaccia web) è la facilità e rapidità di comunicazione con le altre articolazioni organizzative coinvolte nei processi di tutela, di ascolto (qualità, risk management, affari legali, risorse umane ecc.) e di monitoraggio del processo decisionale.
Attraverso il nostro sistema sarà possibile:
  • Garantire agli utenti/pazienti la partecipazione attiva ai processi di erogazione dei servizi e delle prestazioni, di cui sono beneficiari, in una concreta logica di empowerment
  • Offrire un sistema completamente web based, sviluppato con tecnologie tra le più moderne ed avanzate, completamente integrato sia nella componente web app che nella componente mobile
  • Offrire funzionalità ed applicativi integrati in modalità nativa con una moderna piattaforma, sviluppata a supporto della governance di strutture complesse
  • Arginare i tempi tecnici della burocrazia

Grazie all’innovazione di questo prodotto riusciamo ad essere sempre dalla parte dei nostri clienti.

Hospice: TaleteWeb presenta il nuovo applicativo rivolto alle strutture di cure palliative pubbliche e private

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Per venire incontro alle necessità dei pazienti e delle loro famiglie, abbiamo sviluppato un sistema informatizzato che permette di ridurre non solo i tempi burocratici, atti a preparare la documentazione necessaria per l’accoglienza dei pazienti nelle strutture hospice, ma anche i tempi per compilare le cartelle cliniche dei residenziali e dei domiciliari, completare il PAI (Piano Assistenziale Individualizzato), organizzare riunioni con i professionisti sanitari o, più semplicemente, evitare eventuali errori nel trattamento del paziente (i.e. somministrazione non corretta dei farmaci).

L’applicativo sfrutta le potenzialità della piattaforma TaleteWeb e dell’app Tablete, integrate in modalità nativa.
Lo scopo primario del nostro applicativo è quello di rispondere a un’esigenza reale, delle famiglie dei pazienti, di un’assistenza a tutto tondo, che le aiuti ad affrontare con umanità e professionalità una situazione estremamente delicata.

Le persone affette da patologie evolutive irreversibili, per le quali non esistono trattamenti risolutivi, necessitano di un’assistenza finalizzata al controllo del dolore, alla prevenzione e cura delle infezioni, al trattamento fisioterapico e al supporto psico-sociale, anche a favore dei familiari prima e dopo il decesso del congiunto.

Grazie al nostro sistema sarà possibile effettuare una valutazione periodica del dolore, attraverso la compilazione di una scheda avente parametri specifici, e una somministrazione controllata dei farmaci, anche ai pazienti domiciliari, in conformità alla normativa n. 38 del 15 Marzo 2010.

Siamo, da sempre, molto sensibili alla salute psicofisica del paziente e del suo caregiver. Per tale ragione abbiamo sviluppato l’app Tablete Hospice, fonte diretta di empowerment per il paziente e i suoi familiari.

Per mezzo di un’interfaccia user-friendly, l’utente potrà comunicare direttamente con gli operatori, segnalando il mutamento della situazione fisica o psicologica del paziente stesso o dell’ambiente familiare in cui vive.
Questo permetterà ai professionisti di avere sempre un quadro clinico chiaro sia dei residenziali che dei pazienti domiciliari.

Il sistema informatico Talete Hospice e l’app Tablete Hospice permettono, quindi, di:

  • Preparare l’intera documentazione, prevista dalla ASL, di pre-presa in carico
  • Inviare direttamente il documento alla ASL di riferimento, senza alcun passaggio intermedio
  • Consultare e compilare la cartella del paziente direttamente via web
  • Completare il PAI, arginando la partecipazione sincronica, alla valutazione del paziente, di tutti gli operatori sanitari
  • Organizzare riunioni tra i professionisti sanitari
  • Valutare il dolore periodico del paziente
  • Valutare lo stato psico-fisico degli operatori sanitari soggetti a burnout
  • Fornire empowerment al paziente o al caregiver attraverso la scrittura di un diario online, rendendo più consapevoli gli infermieri o i medici della situazione del paziente

Il sistema Talete Hospice si prende cura del paziente, dei suoi familiari e degli operatori sanitari che si occupano di fornire loro assistenza professionale, senza mai tralasciare la componente umana.

Il Sistema TaleteWeb verso la “COMUNICAZIONE 4.0″

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Una delle principali esigenze delle organizzazioni e di quelle sanitarie in particolare, è sempre stata l’ottimizzazione dei processi di comunicazione esterna e comunicazione interna.

D’altronde anche gli standard internazionali di qualità e i requisiti di accreditamento istituzionale annettono grande rilevanza alla gestione della comunicazione. Il paragrafo 7.4 della norma ISO 9001:2015 prescrive: “L’organizzazione deve determinare le comunicazioni interne ed esterne pertinenti al sistema di gestione per la qualità…….”

E fino a qui non c’è nessun elemento di novità rispetto ai fiumi di parole dedicate all’argomento dagli esperti di organizzazione aziendale e dei sistemi di gestione. È pur vero che ai fiumi di parole non sempre è seguita la pratica operativa, tant’è che la comunicazione rimane uno dei problemi rilevanti nelle strutture complesse. Molti errori nella realizzazione dei processi, che determinano il più delle volte il mancato soddisfacimento dei requisiti dei clienti/utenti, sono ancora dovuti a difetti di comunicazione.

A tutto quanto detto si aggiunge un altro elemento di grande novità che rende la problematica ancora più complessa, ma sicuramente più interessante e cioè “l’Empowerment del cliente/utente”. In alcuni settori, come quello della sanità, il paziente è portato sempre più a svolgere un ruolo attivo nei percorsi diagnostico terapeutici che lo riguardano. Questo comporta l’esigenza di strumenti di comunicazione diretta, sempre più affidabili e sicuri, tra il paziente/cittadino/utente e le organizzazioni che erogano prestazioni e servizi a suo favore.

È pur vero che la tecnologia sta avanzando in modo rapidissimo mettendo a disposizione strumenti sempre più efficaci e di semplice utilizzo. Qui, però, si pongono tutta una serie di problemi legati alla sicurezza dei dati e delle informazioni. È ormai sotto gli occhi di tutti l’uso, in molti casi distorto, di applicazioni informatiche derivate dal mondo dei social, come WhatsApp, per favorire la comunicazione di dati sensibili dei pazienti nella gestione dei percorsi diagnostico terapeutici. Purtroppo la pandemia COVID-19 ha accelerato questo utilizzo, a volte improvvisato e non sistemico e strutturato, con conseguenze che vedremo nei prossimi mesi ed anni.

Parlando dell’emergenza pandemica non possiamo rilevare come questa abbia accelerato alcuni processi di “empowerment” di cui si accennava prima. Sotto questo punto di vista la “Telemedicina” è una esigenza non più procrastinabile.

Anche questi ultimi argomenti ci pongono di fronte all’esigenza di quella che possiamo chiamare la “Comunicazione 4.0”.

Forti di questa vision, con il nostro team di ricerca e sviluppo, abbiamo, in tempi non sospetti, e molto prima dell’esplosione della pandemia, avviato un progetto denominandolo appunto: “Comunicazione 4.0”.

Il progetto è estremamente complesso e la complessità maggiore sta proprio nello studiare come renderlo semplice e facilmente fruibile sia dalle organizzazioni che dai loro clienti/utenti. Indubbiamente non possiamo non seguire un approccio modulare e scalabile al fine di favorire un graduale e progressivo avvicinamento a sistemi di governo che richiedono anche un profondo cambiamento culturale e di approccio sia da parte delle organizzazioni che dei loro stakeholders.

Oggi siamo pronti e abbiamo il piacere di presentarvi  la prima revisione del nostro sistema “Comunicazione 4.0” che sfrutta al massimo tutte le potenzialità sia della piattaforma “TaleteWeb” che dell’app “Tablete”.

La nostra ambizione è quella di mettervi a disposizione un modello organizzativo/informatizzato che possa aiutarvi nel realizzare il profondo processo di cambiamento di cui abbiamo parlato in quest’articolo.

Percorso Nascita: sostegno e supporto a 360° alla donna in gravidanza

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Siamo stati, da tempo, abituati a circoscrivere la maternità all’interno di un’atmosfera incantata, quasi idilliaca, perché la nascita di un bambino non può che portare gioia nella vita dei neogenitori. Tuttavia, non sempre questo accade e sempre più donne si sentono in difetto nel provare malessere nei confronti di una condizione, tradizionalmente descritta, come loro fonte esclusiva di appagamento.
Alcune donne, infatti, durante la gravidanza faticano a riconoscere il proprio corpo e fanno difficoltà ad accettare i cambiamenti fisici, mentali e sociali a cui saranno sottoposte da lì in avanti.
Questo senso di inadeguatezza può provocare l’insorgenza di numerosi problemi mentali perinatali, quali ansia, depressione antenatale e/o post-partum, disturbi alimentari, psicosi puerperale, PTSD e problemi legati alla relazione madre-bambino che il mondo esterno tende a non vedere o a minimizzare. Il timore della donna di riferire i propri sintomi al partner, alla famiglia o al medico non farà altro che scoraggiarla dal chiedere aiuto, per paura di essere giudicata o non compresa. L’isolamento sociale che ne deriva sarà, quindi, la diretta conseguenza alla mancanza di empatia nei confronti della donna.

Per questo noi di TaleteWeb abbiamo ideato un applicativo in grado di fornire supporto e sostegno professionali a 360°, per accompagnare la donna in un percorso delicato e complesso che va dai primi mesi di gravidanza ai primi sei mesi del bambino.
Il nostro obiettivo è quello di rispondere alle necessità fisiche e psicologiche di tutte le donne in gravidanza, accogliendole e rendendole parte attiva anche nella fase di monitoraggio della loro condizione.
Grazie alla cooperazione di tutti i professionisti coinvolti nel Percorso Nascita (dai consultori territoriali ai reparti ospedalieri di ostetricia e ginecologia, neonatologia e pediatria) abbiamo creato un fitto ed efficiente sistema di rete, in grado di collaborare e condividere dei protocolli di assistenza alla gravidanza adeguati e di fornire la giusta valorizzazione delle competenze delle ostetriche.

Il nostro valore aggiunto è sicuramente rappresentato dall’App per la mamma che permette una diretta interazione tra la paziente e gli operatori addetti al percorso. La donna può così gestire e programmare autonomamente gli incontri di accompagnamento alla nascita, chiedere informazioni relative al percorso, comunicare direttamente con i professionisti e lo psicologo che la seguono, compilare il diario della mamma con tutte le sensazioni e i cambiamenti fisici che sta vivendo, visualizzare i parametri vitali che sono stati inseriti dal personale sanitario e annotare i propri misurati personalmente.

Insieme alla cartella clinica informatizzata del Percorso Nascita, l’App permette di avere tutte le informazioni a portata di mano, diminuendo il rischio di errore nelle diagnosi, nel trattamento e nelle eventuali cure specifiche del nascituro, di insorgenza di patologie mentali perinatali e di un conseguente isolamento sociale della donna. Garantisce, inoltre, un notevole miglioramento nella relazione madre-bambino, fornendo sostegno e supporto immediati e mettendo al primo posto i bisogni fisici e psicologici della madre.

Il Percorso Nascita è la soluzione a un problema rimasto invisibile troppo a lungo.
Concentrarsi anche sull’aspetto psicologico non farà altro che migliorare la percezione che la donna ha di sé, permettendole di  gestire gli eventuali problemi fisici con maggiore consapevolezza e minor colpevolezza.

 

News: TaleteWeb presenta l’applicazione “Percorso Nascita”

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Importante novità in casa TaleteWeb: in stretta collaborazione con l’ASL di Foggia è stata sviluppata e sperimentata l’applicazione “Percorso Nascita“

L’applicazione “Percorso nascita” permette di gestire la documentazione sanitaria delle donne seguite nell’ambito del progetto omonimo, a partire dal loro primo contatto fino al parto e oltre.

Tramite l’applicazione è possibile infatti partire dal “Primo contatto”, che consente di compilare la “Scheda della gravidanza”, sia per le donne seguite dal Consultorio familiare che per quelle seguite dal Percorso nascita.

Nella cartella del Consultorio Familiare è possibile compilare una “Cartella consultoriale” semplificata, in cui è possibile riportare anamnesi, consulenze e diari.

La cartella del Percorso Nascita è una cartella elettronica che va ad informatizzare completamente quello che era l’Agenda della gravidanza. Nella cartella viene riportata la Scheda della Gravidanza eventualmente già compilata nel primo contatto, ed è, in particolare, possibile gestire i consensi, generare l’attestato di gravidanza, seguire il calendario del corso di accompagnamento alla nascita e i criteri per l’attribuzione del profilo assistenziale. Tramite i dati raccolti è possibile indirizzare la puerpera verso un parto domiciliare o ospedaliero. Si possono inoltre gestire gli esami di laboratorio, gli esame effettuati dal padre del nascituro, lo screening prenatale, i diari, il modulo di invio dal servizio territoriale al punto nascita.

Per le madri che partoriscono in ospedale, è presente una cartella clinica elettronica completa sia per i reparti di Ostetricia e ginecologia, che per i reparti di Pediatria.

Nella cartella dei reparti di Ostetricia e ginecologia sono presenti le funzionalità comuni alle altre cartelle cliniche elettroniche ospedaliere, quali la gestione dei consensi, delle anamnesi (comprese le precedenti gravidanze), delle visite, dei diari. Possono recuperare i dati eventualmente già inseriti dal consultorio o dal punto nascita. E’ inoltre possibile compilare il partogramma e generare la cartella clinica del nascituro, collegata ma separata rispetto alla cartella clinica delle madre.

Nella cartella dei reparti di Pediatria è possibile recuperare, nella cartella clinica del nascituro, quelle informazioni rilevanti già inserire nella cartella della madre. Si tratta di una cartella clinica completa, utilizzabile dai reparti di pediatria non solo per gestire le cartelle cliniche dei nascituri ma anche per la loro completa attività.

Nella cartella del percorso nascita sono previste le integrazioni con:

  • Il sistema informativo ospedaliero, che gestisce ricoveri e cartelle degli altri reparti
  • Le cartelle cliniche territoriali
  • App per la gestione dell’agenda della gravidanza, utilizzata direttamente dalla puerpera

I principali punti di forza del percorso nascita informatizzato con TaleteWeb, che lo rendono organizzativamente e tecnologicamente fortemente innovativo, sono:

  • completa integrazione, nella gestione del percorso, tra tutti i soggetti che intervengono in tempi e con competenze diverse ed in particolare completa integrazione tra consultorio – strutture territoriali – unità operative ospedaliere (tutti accedono alle informazioni necessarie attraverso un unico sistema informatico)
  • comunicazione interattiva, attraverso un’apposita app, con la puerpera che può comunicare direttamente con tutti i sanitari che intervengono nella gestione del percorso ed in particolare può scrivere nell’agenda della gravidanza;
  • comunicazione tra i professionisti che fanno parte del progetto assistenziale,  attraverso apposita app, con la creazione di gruppi interdisciplinari ed interfunzionali che possono comunicare ed interagire con modalità simili a Whatsapp, ma in assoluta sicurezza, con i dati gestiti in un server aziendale con criteri di sicurezza conformi al GDPR e la possibilità di tracciare le comunicazioni intercorse in qualsiasi momento.

Una nuova procedura, completamente informatizzata, per il processo di gestione delle infezioni correlate alle pratiche assistenziali (ICPA)

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Come noto, le infezioni correlate all’assistenza (ICA) sono la complicanza più frequente e grave dell’assistenza sanitaria che, purtroppo, provoca molti morti ogni anno.

Negli ultimi anni l’assistenza sanitaria ha subito profondi cambiamenti. Mentre prima gli ospedali erano il luogo in cui si svolgeva la maggior parte degli interventi assistenziali, a partire dagli anni novanta sono aumentati i luoghi di cura extra-ospedalieri (residenze sanitarie assistite per anziani, assistenza domiciliare, assistenza ambulatoriale). Da qui la necessità di ampliare il concetto di infezioni ospedaliere a quello di infezioni correlate alle pratiche assistenziali (ICPA).

La pandemia COVID-19, che ha evidenziato e amplificato questi aspetti, deve spingere le strutture sanitarie ospedaliere e territoriali, pubbliche e private, a cogliere tutte le opportunità organizzative e cliniche per ridurre in modo significativo i rischi per la sicurezza dei pazienti dovuti a questa grave complicanza correlata alle pratiche assistenziali.

Sicuramente bisognerà consolidare, nella riorganizzazione post COVID, la “cultura” della corretta igiene delle mani, che in questi mesi di emergenza sembra essere entrata nella prassi operativa di tutti i professionisti sanitari. Sarà importante implementare tecniche e metodiche proattive come ad esempio i BUNDLE. Ma non basta; sarà indispensabile reingegnerizzare l’intero processo di gestione delle ICPA con la partecipazione consapevole e condivisa di tutti gli attori coinvolti (reparti, blocchi operatori, laboratori, CIO, risk management).

Per favorire questo nuovo approccio il team di sviluppo di TaleteWeb, con la preziosa collaborazione di alcune strutture sanitarie clienti che si sono offerte di partecipare all’analisi e alla sperimentazione del primo prototipo (Ospedale Evangelico Betania, Casa di Cura S.Michele), ha avviato e realizzato un profondo processo di evoluzione dell’applicativo “Rischio Clinico” che è stato sottoposto, negli ultimi mesi, a significativi ed importanti sviluppi di nuove funzionalità del processo di gestione delle ICPA.

I cambiamenti più significativi:

  • E’ stata rivista la scheda elettronica di segnalazione sospetta ICPA/ISS con l’inserimento di registrazioni multi germe e multi campione materiale biologico;
  • Sono state automatizzate completamente le comunicazioni interne dai reparti/blocchi operatori al laboratorio di microbiologia, ai referenti CIO/CICA, al risk manager con la possibilità di tracciarle in qualsiasi momento;
  • E’ stata sviluppata una sezione dedicata al laboratorio per la registrazione degli eventuali germi/alert organism rinvenuti e il conseguente antibiogramma/antimicogramma;
  • E’ stata automatizzata la comunicazione di risposta dal laboratorio alla UO segnalante e ai referenti CIO/CICA e al risk manager nel caso di presenza di alert organism;
  • E’ stato sviluppato un sistema di alert automatico per le azioni di follow-up;
  • E’ stata implementata la funzionalità che permette, a partire dalla segnalazione di infezione, in caso di esito positivo, di programmare attività reattive e proattive (audit, RCA, FMECA ecc);
  • E’ stata migliorata la funzionalità per la gestione dei BUNDLE;
  • E’ stato migliorato e potenziato il sistema di reporting ed è stata inserita una funzionalità di business intelligence che consente agli utenti autorizzati di auto prodursi una reportistica costantemente aggiornata sull’andamento delle infezioni nella struttura sanitaria, sui microrganismi più frequenti nelle diverse unità operative di degenza, sulle variazioni dell’incidenza delle infezioni, sul consumo degli antibiotici e sulla corretta esecuzione dell’antibiotico-profilassi, ecc.;
  • E’ stata inserita una funzionalità per produrre in modalità nativa direttamente da TaleteWeb il documento annuale di pianificazione previsto da alcune Regioni (es. PAICA:Piano Annuale Infezioni Correlate all’Assistenza per il Lazio)

LO SCHEMA LOGICO DELLA NUOVA PROCEDURA INFORMATIZZATA

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Contattaci se hai interesse ad approfondire l’argomento, se desideri una dimostrazione delle nuove funzionalità e/o supporto per iniziare ad utilizzarle, se vuoi avviare una sperimentazione nella tua azienda.

Chiama lo 071 2867250 o clicca il seguente link: contattami; sarai richiamato da un nostro consulente specialista dell’applicazione che ti affiancherà per soddisfare tutte le tue esigenze.

Modello organizzativo informatizzato per la gestione della continuità operativa (SGCO) applicato alle strutture sanitarie

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Modello organizzativo informatizzato per la gestione della continuità operativa (SGCO) applicato alle strutture sanitarie: come aumentare la resilienza delle organizzazioni sanitarie anche e soprattutto alla luce dell’esperienza CORONAVIRUS

Tutte le organizzazioni sanitarie italiane, pubbliche e private, sono state messe a dura prova, in queste ultime settimane, dall’emergenza Coronavirus. Possiamo ritenere che, in molte aziende, i processi di “clinical governance”, sulla cui reingegnerizzazione si stava lavorando in questi ultimi anni, a causa degli eventi destabilizzanti dovuti alla diffusione del virus, siano stati di fatto momentaneamente accantonati.

Anche per l’iniziale sottovalutazione della situazione, molti meccanismi organizzativi sono saltati e l’improvvisa e imprevista emergenza ha messo a dura prova la “resilienza” dell’intero sistema sanitario nazionale e la “continuità operativa” delle aziende sanitarie comprese quelle delle Regioni Italiane più “virtuose”.

Proprio in questi tragici momenti di profonda destabilizzazione delle organizzazioni sanitarie, diventano indispensabili e urgenti alcune riflessioni sulle modalità di affrontare l’organizzazione e la reingegnerizzazione dei processi (dalla gestione del personale, a quella delle scorte minime, delle apparecchiature e dispositivi, solo per fare alcuni esempi) e concetti, relativamente nuovi, come “resilienza” e “continuità operativa”.

In questa prima analisi sperimentale, ovviamente frutto del punto di vista e dell’esperienza di chi scrive, che potrà essere condiviso o meno dai lettori, si vuole fornire un contributo alle direzioni strategiche che si trovano nella necessità di dover prevedere, progettare e pianificare un profondo processo di cambiamento della clinical e della corporate governance delle aziende sanitarie.

I concetti di “resilienza delle organizzazioni” e “sistema di gestione della continuità operativa” (BCMS Business Continuity Management System) sono sempre stati, nelle grandi imprese soprattutto industriali, temi di grande attualità al punto che l’International Organization for Standardization (ISO) ha pubblicato già da diversi anni alcune norme di cui una, recepita a livello europeo, la UNI EN ISO 22301:2019 “ Sicurezza e resilienza – Sistemi di gestione per la continuità operativa – requisiti”, è certificabile da terza parte indipendente accreditata.

La domanda fondamentale che ci siamo fatti è stata: “questi approcci strategici ed operativi (che comunemente vengono anche denominati Safety II) erano ovvero sono e saranno presenti nella visione strategica delle organizzazioni sanitarie italiane”?

I fatti sembrerebbero indicare una risposta negativa.

Eppure un sistema di gestione per la continuità operativa (SGCO) è la logica conseguenza e sintesi dell’approccio sistemico, del pensiero basato sulla gestione reattiva e proattiva del rischio, sull’analisi delle organizzazioni basata sui processi e sulle attività, sul ciclo di Deming, etc., cioè – in sintesi – sui sistemi di gestione per la qualità e sui sistemi di risk management che dovrebbero essere ormai largamente diffusi nelle organizzazioni sanitarie italiane anche in virtù dei requisiti di accreditamento.

In tante aziende sanitarie si parla costantemente di ISO 9001, di rischio clinico, di sistemi di sicurezza dei lavoratori sul luogo di lavoro, di sistemi di protezione dei dati, etc., ma, a giudizio di chi scrive, non in modo organico e trascurando il punto di vista della “resilienza e continuità operativa” del sistema nel suo complesso.

Proviamo, quindi, a riassumere brevemente e sinteticamente alcuni concetti di base di questo approccio gestionale per cercare di dimostrare quanto alcune modalità operative previste da questo modello organizzativo si sarebbero potute rilevare essenziali per ridurre, almeno in parte, l’impatto dell’immane tragedia pandemica e quanto si potranno rilevare determinanti nella necessaria e radicale reingegnerizzazione dei processi del post emergenza.

La resilienza dei sistemi organizzativi

Il termine resilienza deriva dal latino resalio; in fisica ed in ingegneria, il termine indica “la capacità di un materiale di conservare, mantenere o recuperare la propria struttura dopo aver subito una deformazione o uno schiacciamento, di restituire l’energia assorbita in un’interazione ritornando allo stato di partenza.” (Zanichelli)

La resilienza organizzativa è definita come “la capacità di un’organizzazione di anticipare, prepararsi, rispondere ed adattarsi al cambiamento incrementale e ad inconvenienti improvvisi, con l’obiettivo di sopravvivere e prosperare.”

Le organizzazioni resilienti imparano a sviluppare competenze organizzative partendo dalle difficoltà, sia davanti ai cambiamenti (change management), sia di fronte a stress di vario tipo (risk management).

È indispensabile trarre insegnamenti da ciò che è accaduto, per capire fino in fondo se e come si sarebbe potuto affrontare meglio la crisi, riuscendo magari a contenerne i danni.

La vera forza di qualunque organizzazione risiede nella resilienza organizzativa, ovvero nella capacità di reagire ad eventi traumatici, improvvisi e/o progressivi, grazie alle competenze organizzative sviluppate ed imparate dalla conoscenza dei propri processi e delle attività che li compongono, dalle capacità – anche adattative – del personale incaricato di svolgerle, dallo stato di manutenzione e disponibilità delle infrastrutture e dalla visione tattica e strategica delle direzioni.

Risulta quindi evidente che tra le leve su cui un’organizzazione deve assolutamente agire per costruire, sviluppare, rafforzare e consolidare la resilienza troviamo in primis la comprensione di sé tessi, ovvero la reale e approfondita conoscenza delle proprie capacità; che significa identificare e sviluppare i punti di forza e riconoscere e mitigare le proprie debolezze.

In secondo luogo è necessario possedere la conoscenza del contesto, ovvero dell’ambiente in cui si trova ad operare l’organizzazione, tenendo in considerazione gli attori e le variabili esterne che possono avere un impatto sui processi, identificando e acquisendo le competenze, le abilità e le risorse necessarie per gestire qualsiasi tipo di situazione critica.

La continuità operativa

La continuità operativa rappresenta la capacità di un’organizzazione di continuare a fornire i prodotti e i servizi in conformità a livelli accettabili e predefiniti, a seguito di un evento destabilizzante.

Nel suo insieme, quindi, la gestione per la continuità operativa è il processo che permette di raggiungere e mantenere la continuità gestionale per mezzo della preparazione dell’organizzazione a far fronte agli eventi destabilizzanti che, diversamente, potrebbero impedirle di raggiungere i suoi obiettivi.

La continuità operativa può essere efficace e in grado di fronteggiare sia eventi destabilizzanti di tipo improvviso, per esempio un’esplosione, sia di tipo graduale e progressivo come, per esempio, una malattia epidemica.

Le attività possono essere destabilizzate da una grande varietà di eventi, molti dei quali sono difficili da prevedere o analizzare.

Tuttavia, concentrando l’attenzione – grazie a metodologie strutturate – sulla valutazione dei possibili impatti di eventi potenzialmente destabilizzanti (piuttosto che sulle loro cause) sui processi e sulle attività dell’organizzazione e sul mantenimento della loro continuità, è possibile identificare quali costituiscono per l’organizzazione stessa il fondamento per la propria sopravvivenza potendole consentire di determinare cosa sia necessario per continuare a soddisfare i suoi impegni.

Grazie al riconoscimento e all’analisi delle condizioni per il mantenimento della continuità operativa, un’organizzazione può riconoscere cosa deve essere fatto per proteggere le sue risorse (persone, siti, tecnologie e informazioni), la catena di fornitura, le parti interessate e la reputazione, prima che si verifichi un evento destabilizzante.

Con la conoscenza di questi dati ed informazioni, l’organizzazione è in grado di avere una visione realistica delle risposte che saranno più probabilmente necessarie se e quando si verificherà un determinato evento destabilizzante, in modo che essa possa con fiducia gestirne le conseguenze ed evitare impatti inaccettabili.

Un’organizzazione con un appropriato piano di gestione della resilienza e della continuità operativa può inoltre avvantaggiarsi di opportunità che diversamente potrebbero essere ritenute troppo rischiose.

I benefici di un sistema informatizzato di gestione della continuità operativa

L’interruzione dell’attività è la preoccupazione primaria per molte direzioni strategiche. Attacchi informatici, guasti IT, inondazioni, incendi, terremoti, epidemie e problemi nella supply chain sono esempi di inconvenienti che possono rappresentare una minaccia sostanziale per la gestione di qualsiasi azienda ed in particolare di quelle sanitarie.

I requisiti della norma ISO 22301 e un conforme sistema di gestione informatizzato della continuità operativa forniscono una risposta operativa e concreta a queste preoccupazioni consentendo una visione chiara e dettagliata del funzionamento della propria organizzazione. La norma offre una preziosa panoramica utile per la pianificazione strategica, la gestione del rischio, la gestione della catena di fornitura, la trasformazione del business e la gestione delle risorse.

Altri benefici sono:

  • Migliore comprensione del business attraverso l’analisi delle criticità e delle aree di vulnerabilità;
  • Maggiore resilienza organizzativa attraverso la collaborazione tra le funzioni e le squadre responsabili della gestione dei processi e delle attività;
  • Approccio coerente in tutta l’organizzazione;
  • Riduzione dei costi e minore impatto sulle prestazioni aziendali in caso di impedimenti di vario tipo;
  • Dimostrazione dell’impegno nei confronti di stakeholders come pazienti, utenti, fornitori e regolatori, riguardo la disposizione di sistemi e processi validi per la continuità operativa;
  • Benefici derivanti da una riduzione dei premi assicurativi.

L’implementazione di un sistema (metodo e modello) informatizzato per la gestione della business continuity aiuteranno le organizzazioni a:

  • Avere una migliore comprensione dell’organizzazione stessa;
  • Implementare strategie per garantire la continuità dell’attività, definendo, predisponendo e testando adeguate tattiche di risposta;
  • Mantenere il piano di business continuity attraverso esercizi e revisioni della cultura aziendale;
  • Imparare come implementare l’approccio basato sulla business continuity.

Ancona 14 Aprile 2020                                                           Gregorio Paccone

                                                                                                     Paolo De Falco