DEMATERIALIZZARE I “MODULI CARTACEI” NELLE ORGANIZZAZIONI SANITARIE: UN ASPETTO NON SECONDARIO DELLA TRANSIZIONE AL DIGITALE

La transizione al digitale delle aziende sanitarie non può prescindere da una radicale dematerializzazione della modulistica cartacea, ancora in uso in moltissime organizzazioni per registrare e comunicare dati ed informazioni legate, soprattutto, ai sistemi di gestione e ai processi realizzati dalle tecnostrutture

In questi mesi, grazie soprattutto al PNRR, proliferano le iniziative ed i progetti per favorire la transizione al digitale delle aziende sanitarie italiane.

La digitalizzazione dei processi e dei percorsi è ormai un’esigenza inderogabile e improrogabile per migliorare l’efficacia, l’efficienza e l’outcome dei processi stessi.

L’informatizzazione, partita da tempo con i processi amministrativi, contabili e giuridici, si è ormai decisamente spostata verso la gestione integrata multifunzione e multiprofessionale dei dati sanitari, con la cartella clinica elettronica e il fascicolo sanitario.

Da questo intenso  proliferare di progetti, che coinvolge tutte le aziende sanitarie italiane e i grandi player dell’informatica sanitaria, sembrano, però, rimanere ancora fuori tutti i processi legati ai sistemi digestione e alle tecnostrutture quali ad esempio: risk management, qualità, sicurezza sul lavoro, ecc., solo per citarne alcuni tra i principali.

Eppure la maggiore produzione di “cartaceo” è da ascrivere proprio, in buona misura, ai sistemi di gestione e alle tecno-strutture afferenti la corporate e clinical governance. I cosiddetti “moduli cartacei”, nella maggior parte delle aziende, rappresentano ancora il principale strumento di registrazione e conservazione di una significativa quantità di dati e informazioni documentate e di comunicazione interna tra unità operative.

E’ noto a tutti gli operatori e al management delle organizzazioni sanitarie quanta inefficienza genera la gestione della modulistica cartacea anche quando il classici “moduli di carta” sono sostituiti da form realizzati con strumenti di video scrittura e/o da fogli elettronici scaricabili dall’intranet e/o da cartelle documentali locali e compilabili direttamente dal PC.

Ripercorriamo brevemente il ciclo di vita di un modulo cartaceo e i punti critici nella gestione dello stesso:

• Il modulo deve essere prelevato da un raccoglitore: molte volte non si trova; molte volte non è quello aggiornato;
• Il modulo deve essere compilato: molte volte non si compilano i campi indispensabili per cui l’informazione risulta parziale e incompleta; la grafia non sempre risulta leggibile;
• Il modulo compilato deve essere riprodotto per l’inoltro: molte volte la fotocopiatrice è guasta o di difficile accesso;
• Il modulo compilato deve essere recapitato ai destinatari interessati; va fatta una scansione e inviata via e-mail? Va consegnata a mano? Conseguenza grande perdita di tempo e carente comunicazione interna;
• Il modulo compilato va archiviato per la conservazione: in caso di necessità risulta spesso difficile tracciarlo e rintracciarlo;
• Si aggiunga che le informazioni documentate registrate su supporto cartaceo sono di fatto inutilizzabili per successive elaborazioni finalizzate al monitoraggio e analisi dei processi coinvolti.

Risulta evidente che la dispersione di risorse è elevatissima, ma soprattutto risulta inefficace la gestione della comunicazione interna.

Solo leggermente migliore è la situazione con form realizzati con sistemi di office automation risultando comunque complicata l’archiviazione in repository strutturati, la rintracciabilità, la comunicazione agli interessati, l’analisi dei dati ai fini del monitoraggio dei processi.

L’applicativo “Informazioni Documentate” del sistema informatico TaleteWeb si arricchisce di nuove importanti funzionalità e casi d’uso per dare una risposta concreta alle criticità prima evidenziate.

Per tutti i form, non rientranti nei casi d’uso già gestiti dai diversi applicativi della piattaforma TaleteWeb, è possibile configurare, con queste nuove funzionalità, delle schede (moduli) e delle tabelle elettroniche che consentono:

• la compilazione direttamente tramite l’applicativo “Informazioni Documentate” dei dati e delle informazioni (dematerializzazione totale del cartaceo);
• la produzione automatizzata di un allegato che si presenta del tutto identico al cartaceo in uso;
• l’inoltro automatico dell’allegato, con un solo click, a gruppi predefiniti di utenti tramite la posta elettronica aziendale;
• la conservazione delle registrazioni in cartelle strutturate e predefinite su TaleteWeb accessibili, in funzione della profilatura degli utenti;
• la possibilità di rintracciare rapidamente lo storico delle registrazioni;
• la possibilità di estrarre tabelle piatte in fogli elettronici e/o utilizzare il sistema di business intelligence interno, per analizzare i dati registrati nelle schede e nelle tabelle e produrre un reporting strutturato.

Una efficacissima funzionalità consente, inoltre, per ogni scheda o tabella, di generare automaticamente un link che assicura la rapida accessibilità degli utenti ai form elettronici, per una agevole e tempestiva compilazione. Il link può essere applicato in aree dedicate dei portali aziendali al posto di quelli utilizzati per scaricare gli attuali form e/o in altri siti di facile accesso per gli operatori.

Per queste funzionalità abbiamo utilizzato la stessa tecnologia del nostro potente configuratore di cartelle cliniche elettroniche e del nostro sistema di business intelligence.

Queste nuove funzionalità, inoltre, sono integrate nativamente con tutti gli altri applicativi della piattaforma TaleteWeb, pertanto, tutte le informazioni documentate sono immediatamente disponibili e richiamabili da tutti i processi gestiti da TaleteWeb, afferenti i diversi sistemi di gestione.

Se sei interessato contattaci subito potremo, insieme, configurare e testare gratuitamente un modulo da te scelto tra quelli attualmente gestiti, nella tua azienda, in modalità cartacea e/o con strumenti di office automation. Potrai così apprezzare l’enorme miglioramento nella gestione delle informazioni documentate e nella comunicazione interna.